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常州文档管理原则
常州文档管理原则

time:2020-08-02 09:17:02

author:重庆佰鼎科技有限公司

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本文由重庆佰鼎科技有限公司提供,重点介绍了文档管理原则相关内容。重庆佰鼎科技有限公司专业提供客户关系管理系统 文档,sap dms 文档管理,管理后台设计文档等多项产品服务。公司成立于至今,坚持用服务打动人心,用质量打造口碑,立志成为行业内的领军。

文档管理原则最近在研究属于设计师的超整理术,因为那天我的设计师同僚们在向我汇总设计稿件的时候,我用了1个小时零3分去点开那些名为“未命名123”“新建456”“wfk789”的巨型文件,生命的美好就在打开和关闭之间。

所以我抽空看了一下其他人的电脑桌面

大部分人是这样的!!

骨骼清奇一点是这样的!!

而我的小伙伴们是这样的!!!

对此我的内心毫无波澜,甚至想一笔刷涂了这桌面。所以我把我的整理方法汇总成六脉神剑,噢不对是六招文件整理技巧,希望能够给小伙伴们带来一些帮助。

l 不删除也能整理好桌面 l

整理桌面大部分人都是删除,我的方法是在桌面上建立一个“临时文件”的文件夹,一天的工作完成后(懒得不行的几天也可以),把无法分类的文件整合到一个的文件夹中,并以日期为署名保存,然后丢进“临时文件”以备不时之需。

l 给文件取个好名字比改稿更重要 l

设计师给文件命名的时候,应该具备一眼就能看懂的规则和可以被搜索到,所以我根据这4个点来命名:文档管理原则

序列:推荐用日期,如果你有一套自己便于记忆的数字也可以。人物:协同工作时需要注明文件的制作者,这一点在团队合作时非常重要任务:让你知道这是什么项目的描述:让你知道这是项目里的什么内容。

l 面对改稿的终极命名 l

改稿是每一个设计师心中永远的痛,尤其是当客户爸爸说“算了,我还是觉得上次的那个版本的比较好,再试试那个吧。”“请问是打死不会再改定稿还是改不了我已经死了呢?”

其实对于迭代文件的命名直接按照日期进行区分即可。尽量不要用那种自己记得住客户却懵逼的命名方式,那样做无异于自己作死。文档管理原则

l 定制文件夹的个性封面 l

众里寻它千百度,文件就在三排第五处。随着项目越来越多,检索变得越来越困难。所以,给文件夹一个个性化的封面图片能够让你一眼相中,节省出大量时间,操作方法也非常简单,重点是非常个性!

右击“文件夹”-“属性”-“自定义”

点击文件夹图片下的“选择文件”-选择希望文件显示的图片

这样,在盲多多的图片中也能迅速的找到文件夹了!

l 整理创意库就是整理金库 l

很多设计师并不会将自己的素材汇总起来,但这个习惯对设计师很重要,创意库(素材库)可以说是灵感之源,有一个好的创意库能够节省你大量找创意的时间。

首先我把素材分成五类:素材、参考图、字体、软件、文字。由于素材和参考图数量比较多,我在这里进行了再次分类。

由于每个人的领域不同,我们也可以根据颜色、风格甚至是版权进行分类,具体如何分类可根据自身情况调整。

TIPS:设计师基本不会做任何文字信息的记录,殊不知很多文字和词语都有可能会对我们未来的灵感提供巨大的帮助,所以建议各位将好的文字随时记录下来,如果觉得电脑麻烦,很多APP也是可以满足需求的。

l 工作文件的终极整理术 l

重点来了,工作的时候我们会输入、输出很多文件,如何将项目文件整理的井井有条就显得尤为重要,这里以我为例,给大家看看一个品牌设计师是如何整理工作文件的。

第一级文件一般都是项目,项目文件夹命名我们设置为:项目首字母_项目名,这样利于模糊记忆下的检索,即使不记得项目全程,记得一个首字母拼音也能找到。

第三级文件中我对细分项目进行归类,很多人在这一层中是根据时间把所有项目都放在这一层,但是一旦项目多起来之后就会很杂乱。

第四级文件基本就已经到底了,因为实在是不推荐弄太多层级出来,那不是整理文件是整自己。

以上六招就是我的个人经验总结了,这些方法并不是一成不变的临摹,就像我们参考大神们的设计一样,每个人都有合适自己的文件整理方法,文章中列举的也是技巧大于方法,希望大家能共融会贯通,总结出一套适合自己的整理方法!

我已经为大家整理好了工作文件夹模板,想要的小伙伴在公众号后台回复关键字“文件夹”进行下载!

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